En diferentes ocasiones, cuando asistimos a alguna presentación o exposición, nos hemos encontramos con un orador que no tiene ni idea de lo que está hablando o esta leyendo el documento (ya sea impreso o digital) o lo que es peor, que pegó absolutamente todo en su presentación de PowerPoint. Sin duda, hay muchos factores que intervienen para que el resultado de una presentación sea efectiva y logre acaparar a la audiencia.

Una parte importante de cualquier presentación es el apoyo gráfico o nuestro famoso PowerPoint, no podemos cometer el grave error de pensar que al contar con este apoyo (PowerPoint) tendremos hecha nuestra presentación.

Primer Tip y el más importante:

Recuerda que un PowerPoint, no es ni hace la presentación, sino eres tú, el expositor, quien la hace; de otra manera, la simple presentación en PowerPoint (por muy linda que esté) no tiene sentido ni comunica lo que realmente se quiere comunicar.

Cuando tenemos una exposición, debemos generar la relación “expositor – audiencia”. Por lo general, contamos con tiempo reducido y en ese tiempo tenemos que lograr que nuestra audiencia retenga la información esencial, lo que queremos transmitir. Debemos evitar el llenar nuestras “slides o diapositivas” con texto, ya que si la gente empieza a leer, deja de escuchar y prestar atención; muchas veces el expositor cae en el grave error de ponerse a leer todo lo que puso en las diapositivas. En realidad debemos hacer lo que se llama “Apoyo gráfico”

Aquí te presento algunos Tips para que puedas realizar una buena presentación.

1. Simplicidad

Antes de construir tu presentación, debes formularte algunas preguntas como: ¿Cuál es el propósito de mi charla? ¿Qué es lo que quiero transmitir a mi audiencia? ¿Qué es lo que espera y valora mi audiencia? ¿Cuánto tiempo tengo para platicar? ¿Qué perfil tiene mi audiencia (edad, sexo, nivel social y cultural, etc.)? ¿Qué conocimiento tienen del tema? Entre otras que puedan ser importantes para ti.

La diapositiva debe tener “espacio en blanco”, es decir, no caer en el error de llenar cada espacio con texto, logos, tablas, gráficos etc. entre menos “ruido” tenga mayor será el entendimiento y la captación visual.

Ejemplo de presentación estresante

Ejemplo de presentación atractiva

2. Estructura de la presentación

La forma más idónea de preparar nuestra presentación es de la siguiente manera:
     • Introducción: Es en la que destacarás los objetivos y puntos clave de la presentación
     • Desarrollo: Como su nombre lo dice, desarrollo de cada uno de los puntos.
     • Cierre: Conclusiones

Te recomiendo que al final de tu presentación, reserves unos 10 o 15 min. (Dependiendo del tiempo que tengas para tu exposición) para una sesión de preguntas y respuestas.

3. Plantillas y Clip art prediseñados

Este es un error que cometemos muy comúnmente, ya que seguramente a la gente que daremos nuestra presentación ya habrá visto o usado en contadas ocasiones, estas plantillas o clip arts, por lo que dejará de ser innovadora y atractiva. Cada presentación debe ser “única”, es decir, que cumpla con las necesidades que tu audiencia requiera.

4. Visual

La imagen (gráficos, fotografías, etc.) es una parte fundamental en cualquier presentación, ya que son un medio muy poderoso de la comunicación. Ésta reforzará nuestros puntos a exponer y generará diferentes estados de ánimo en nuestra audiencia, logrando captar su atención. Sin embargo, debemos tener cuidado con el tipo de imágenes que decidamos poner, ya que no queremos que nuestra presentación se haga muy pesada, por lo que debes cuidar que la resolución de tus imágenes sea de calidad.

Existen diferente programas para edición de imágenes, como son: Paint y PhotoShop, por mencionar algunos y que son fáciles de usar, con ellos puedes lograr lo siguiente:

• Bajar la resolución de tus fotografías sin perder la calidad.
• Escalar tus imágenes proporcionalmente. (Hacerlas más grandes o más chicas) Algo importante en este punto, si tienes una imagen que mida 100 x 100 (px, cm, pulgadas, etc.) y sea de 72dpi, si la escalas para que sea más grande probablemente pierda la calidad, por lo que te recomiendo que si debes escalarla, sea para hacerla más pequeña o buscar una imagen que sea del tamaño que requieres o una en 300dpi.
• Cortar solo la parte que necesites de una fotografía. (ej: si tienes un paisaje y solo necesitas el árbol)

Otro punto importante que debes tomar en cuenta en cuanto a las imágenes; es más recomendable que las guardes en algún directorio de tu computadora y las insertes en tu presentación. (No las copies y pegues, esto puede hacer más pesado tu archivo). Y por último, recuerda utilizar imágenes que vayan de acuerdo a lo que estás diciendo y puedas generar la expectativa de tu adudiencia.

5. Transiciones y animaciones

Si no es meramente necesario, no las uses, pueden volverse tus enemigas más que un apoyo. Si las vas a utilizar, trata de que sean suaves e iguales en cada diapositiva, si no vas a volver loco al receptor.

6. Distribución

Limita tus ideas a una idea central por diapositiva, si no te es posible, muéstralas en diapositivas separadas. Pero no las mezcles.

7. Notas

PowerPoint cuenta con una opción de gran ayuda, en la parte inferior de cada diapositiva, tenemos un área específica para poder poner todas las notas que requieras sin que aparezcan como tal en nuestra presentación. Puedes mencionar al inicio de tu conferencia o exposición, que al final les entregarás el documento para que no tengan que tomar apuntes y principalmente para que tengas toda la atención en ti. Es importante que nunca las entregues antes, ya que de esta manera te volverás innecesario y la audiencia perderá el interés.

Exponer es una actividad completa, no es suficiente manejar el tema, debes crear un ambiente, seducir y hacer que tu audiencia se apasione con tu tema. La manera de desenvolverte y de hacer tus presentaciones puede hacer la diferencia entre un 8 o un 10, o bien, en conseguir un ascenso o ganarte al cliente.

Te invito a que leas nuestro próximo número ya que te daré algunos tips sobre como hablar en público y quitarnos ese miedo escénico que a tantos nos ataca.

Si tienes alguna duda sobre este artículo, puedes escribirnos a:
kmartinez@mexicosbd.org
Con gusto atenderemos tus dudas

Karina Martínez
Marketing and Communications Specialist
México Sin Brecha Digital

Fuente: http://www.atinachile.cl/content/view/34910/Como_hacer_una_BUENA_presentacion_en_PowerPoint.html

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